Artigo - Planejamento confiável e rápido*

Muitas empresas, se não todas, utilizam o Microsoft Excel® no planejamento e na definição de seus orçamentos. Mesmo assim é comum ouvir alguns executivos dizendo: “Preciso de um sistema de orçamento robusto, algo que me dê confiabilidade e agilidade no processo. Não dá mais para conviver com tantos arquivos espalhados e demorar dias para consolidar as informações”.

A verdade é que é necessário que o processo orçamentário seja estruturado, garantindo a entrega das previsões no tempo adequado. Para isto ele deve ser simples, para que os executivos não dependam de treinamentos técnicos extensos, e, sobretudo, ele deve ser flexível para suportar as constantes mudanças durante o processo.

Alinhando aos conceitos mais recentes de Business Performance Management (BPM) é possível, não apenas, uma previsão financeira, mas também um alinhamento de dados quantitativos, que determinam a performance da empresa com a visão financeira. Desta forma, o processo de planejamento se torna mais detalhado e permite a avaliação de impactos de produção e estimativas de vendas nas despesas e receitas, por exemplo.

Grande parte dos sistemas orçamentários é transacional, especializados na entrada de dados pelos usuários; ou analítico, o qual possibilita análises complexas. Porém ambos deixam a desejar em algum aspecto tempo, como por exemplo, para consolidação das informações ou agilidade e flexibilidade na entrada de dados.

Frente a esse cenário, uma solução é o Microsoft Performance Point Server (PPS), que reúne em si as 3 funcionalidades necessárias como: planejamento, monitoração e análise, para um alinhamento estratégico confiável e eficiente.

O módulo de Planning do PPS permite a criação de modelos de negócios e a formatação de formulários em planilhas Excel para entrada de dados. Isto possibilita a total flexibilização da entrada de dados pelo ambiente habitual dos usuários e a consolidação de dados com as ferramentas de de back-end da Microsoft, como: SQL Server Relational e SQL Server Analysis Server (SSAS).

Toda a informação orçamentária pode ser preservada através das permissões e níveis de acesso (leitura/escrita). Soma-se também, a possibilidade de automatizar os processos de entrada, validação, aprovação e agendando tarefas (jobs), que interagem diretamente com os serviços, tais como o correio eletrônico.

Para análise, a Microsoft incorporou ao PPS as funcionalidades do ProClarity, que gera uma integração com os outros módulos do PPS e agrega a excelente interface de análise, com diversos modelos de gráficos interativos. Além disso, a ferramenta permite a criação de relatórios complexos, em linguagem MDX, e a criação de Books que podem ser exportados para o PowerPoint, de forma interativa (com conexão a base de dados) ou estática (apenas uma cópia da visão dos relatórios). Esta integração facilita muito a tarefa de preparação de apresentações de resultado.

Complementando o processo estratégico, a Microsoft remodelou completamente o Balanced ScoreCard Managment (BSM), uma ferramenta que cria KPIs, mapas estratégicos e painéis consolidados de monitoração de indicadores (Dashbords), totalmente integrado ao Share Point para publicação dos painéis. Com isso, o planejamento fica com uma distribuição ágil de dos indicadores de performance para serem monitorados pelos executivos.

A solução está disponível no mercado e oferece os recursos desejados como flexibilidade, segurança e confiabilidade. Basta conferir.
Abraços e até a próxima.